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嫌われ者の日報で売上が上がる?3つの方法

読了までの目安時間:約 11分


企業活動の現場に根ざす「日報」という仕組み。実際、どのくらいの企業で導入されていて、どのような効果・課題があるのだろうか。今回マイナビでは全国のビジネスパースン1,000名を対象にアンケートを実施し、日報・週報の実情を調査すると同時に、ビジネスに好影響を与える「日報のあり方」とはどんなものなのかを探った。

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○効果・評価が実感できない? 日報・週報の現状

まずは日報・週報の導入数を見てみると、日報・週報の導入数は43%という結果が出た。

導入している企業での実情はどうかと言えば、「日報・週報はあまり活用されていない」「全く活用されていない」という否定的な回答が約6割を占めている。

この6割の回答者に、現状の日報・週報に持つ不満点を聞くと、

・記入が面倒
・提出してもフィードバックがない
・未提出者が多く、機能していない

…といった回答が多かった。

書く側からは、

・「不要な欄が多過ぎて無駄に時間がかかる」(食品関連 営業・販売)
・「社長が、いま社員のしている事を知るためだけに使われている」(ソフトウェア関連 技術)

…という意見が寄せられている。

苦労して書いても、本当に会社の役に立っているのかどうかが実感できず、モチベーションが下がって、未提出につながる…という流れが生まれてしまっているのではないだろうか。

前の設問「日報・週報を導入していますか?」の回答が半数にとどまっているのは、こうした悪循環の結果、制度そのものを廃止してしまった企業が多いからとも考えられる。

一方、提出された報告を管理する側からは、

・「ワード文書で作成し、添付ファイルで送付する方法で運用中。これだと全社的に時系列で管理しにくい。もっとシステム的にならないか上席に進言したが、現状維持との回答が来た」(出版/印刷/マスコミ関連企業 システム管理)

…といったコメントが。

日報・週報の重要性は認識していても、会社が定めたフォーマットや運用方法では、効果的な活用が難しいということを一番実感しているのは、現場の第一線なのかもしれない。

○活用を進めるには、Webシステムが簡単?

運用方法が話題となったところで、「効果的に活用している」「非常に効果的に活用されている」と回答したグループと、「あまり活用されていない」「全く活用されていない」と回答したグループが、どんな形式で日報・週報を運用しているのかを比較したデータをご覧いただこう。

活用が進んでいる企業では、Webシステムによる日報を採用している割合が多い。先ほどのコメントにあった「添付ファイルでは、全社的に時系列で管理しにくい」という課題をクリアし、データとしての管理や閲覧が容易なことから、情報の活用に役立っていると考えられる。反面「セキュリティが不安」という声も散見された。

紙ベースでの運用率は、それほど大きくは違わない。社員数が少ない企業や、長年培ってきた活用ノウハウが確立している企業が、この36.6%を構成していると思われるが、紙での運用には、両グループに共通した不満があった。

・印刷コストがかかる
・外出先で日報/週報を作成・入力できない

…というものだ。

日報・週報の活用が思うように行かない場合、現状の運用方法を追求して、独自のノウハウを編み出すべきか、あるいはWebシステムに切り替えるべきか、管理者としては悩みどころだろう。

○日報+SNSで「褒められたい」欲求を刺激

今回のアンケート結果に見られるような、日報・週報への課題・不満に対し、その解決策として注目を集めているWebサービスがある。それが日報共有サービス「gamba!(ガンバ)」だ。安価で手軽、万全のセキュリティ体制が敷かれていることから、本格サービス開始後わずか8ヶ月で、累計トライアル申し込み企業数は3,200社を超えた。

「gamba!」を一目見ると、それが単なる日報システムではなく、SNSとして機能していることが分かる。他部署の社員が書いた日報も見られるし(閲覧制限も可能)、書き込み形式もかなり自由だ。

日報と社内SNSを結びつけるという発想について、開発者の筆頭であり、株式会社gamba!代表取締役社長でもある森田昌宏氏は、こう語る。

「人が仕事をする根底には『認められたい』『褒められたい』という欲求があり、それが達成感や満足につながります。自分の仕事をアピールしつつ、周囲の人の評価が感じ取れる仕組み…それを一番分かりやすく実現するのが、SNSに日報を組み合わせることだと気づいて、開発の方向性を定めました」

「gamba!」では、誰が自分の日報を読んでくれたかが一覧表示される「開封」機能、誰かの書き込みを評価する「いいね!」ボタン、さらには成果を上げたスタッフを「gamba!」上で表彰する「アワード」といったユニークな機能までついていて、もはや「書きっぱなしで、誰が読んでくれているかも分からない」という状況はない。

導入企業では社員の日報に対する意識が変わっただけでなく、仕事に対するモチベーションも上がっているという。

○フランクなコミュニケーションで、情報共有が進む

もちろん誰かの日報に、簡単にコメントをつけることもできる。SNSという形式が生み出すフランクな雰囲気の中で言葉をやりとりすることで、社内コミュニケーションが円滑になるだけでなく、重要な情報の共有・活用も進む。

以前なら雑談の中に埋もれてしまっていた情報・アイディアも、「gamba!」上に書き込まれ、多くの社員の目に触れれば、思わぬところからアドバイスが得られたり、協力者が現れたりと、具体的な動きが伴うようになる。

また、KPI(目標の達成・進捗の度合い)を、数値やグラフで共有する仕組みも整えられており、目標達成に向けての士気を高めるのにも役立つ。とある企業では、以前はメールで行っていた売り上げの進捗報告を、「gamba!」での情報共有に置き換えたところ、社員の一体感が高まり、売り上げが30%伸びたという。

「書いて送っておしまい、というものではなく、ナレッジマネジメントのツールとして使えます」(森田氏)

○日報を「義務」から、「満足度向上のツール」へ…。

日報・週報というと、書く側も読む側も「仕事上の義務」と、つい気負ってしまいがちだ。しかし「報告とはコミュニケーションのきっかけ。そしてそのコミュニケーションから仕事は広がる」と森田氏が言うように、多くの社員が互いの報告内容を話題にできるオープンな環境をつくることで、日報・週報は個々人に仕事のやり甲斐を感じさせ、ひいては業績を上げるツールになると言えるだろう。

「当社は『笑顔で働く人を増やす』をミッションとして掲げています。『gamba!』を使って、人生の多くの時間を占める『仕事』で生まれる笑顔を増やすことで、皆さんの人生そのものを満足度の高いものにしていただけたら…と考えています」(森田氏)

 

Yahooニュースにこんな記事があったので補足します。

 

日報を書くときの3つのポイント!

日報を書くときのポイントは3つです。
1つ目は時間軸での行動の予定と記録、多くの方が自分のお仕事の思いがけない無駄な時間、ムラなどに気づかれます。

2つ目が実践予告。すごく大がかりな事に思えますが、何をするかを事前に書いておくのです。Todoという形でもいいですし、今日やるべき事として記入するのもいいです。とにかくやらなければいけない事を書きだす事で、その行動に対する意識が高まります。

3つ目が、予告と現実と違いからの気づき。予告通り実践できればこの上なく良いですが多くの方が現実は予定とは異なってきます。しかしダメだったで終わらせないのが日報です。何が問題でできなかったのか?を明確にします。次にもし同じ状況が訪れても機敏に対応できます。

 

そして、知恵袋で日報と検索してみるとこんな意見が

営業日報について

私は営業職なので営業日報を書いてますが、皆上司からのフィードバックがなく
一方通行状態です。。。

一応コメントはされているようですが発信がないので、他の人がいない時に
別室にファイルされている自分の日報に書かれている上司のコメントを
確認しています。

日報のシートにも上司のコメント欄が幾つかありますが、返ってこないのでは
意味がなく、細かく書いて時間を使う事に疑問を感じます。

先輩も含め他の営業の日報も見ましたが、短くて第三者が読んでも分かりづらく、
「読んでても理解できない」って思ってしまう内容でした。

私は腐らず、自分のスタイルで日報を書きますが、皆さんの会社はどうでしょうか?
よければアドバイスも頂ければ嬉しいです。

 

日報面倒くさいですよね。

それと同様に上司もチェックが面倒くさいと思ってると思います。

だったら何でやるのと言う気持ちもあるかとは思いますが、上司目線でいえば日報があれば営業マン不在時に他の人に何か聞かれても確認できる事があったり、チェック云々は除いても日報をしているという事実だけで管理職としては管理していると思ってもらえる事もあります。

報告書関連は短く簡潔に分かりやすくと良く言い、第三者が見て分かるようにするのが必須かと思います。その点質問者様の日報は問題ないと思いますので腐らず書き続けた方が確実にいいです。

日報は何かあったとき、上司が聞いてないなど言った時に日報に記載していますと自分を保護する書類でもあります。

また、日報を毎日書いている人と、たまぁにしか報告書を書かない人で書き方に差が出ます。

自分の鍛錬とも思ってがんばってください。

 

素晴らしい回答です。

日報は人のために書け!

日報は何かあった時に自分を保護するためにも書け!

 

こういう考え方もあるんですね。

めんどくさいかもしれませんが、やっとおいて損はないと思います。

 

書くなら効果的な日報を書けるように努力してみましょう!

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